TECNICAS Y PROCEDIMIENTOS PARA LA SOLUCIÓN DE PROBLEMAS.

INSTRUMENTOS PARA GENERAR IDEAS Y RECOPILAR INFORMACIÓN.

Tormenta de Ideas.

La tormenta de ideas es una técnica para la generación de ideas que consiste en que un grupo de personas va exponiendo sus ideas a medida que van surgiendo, de modo que cada uno tiene la oportunidad de ir perfeccionando las ideas de otros.

La disciplina en la tormenta de ideas se mantiene gracias a cuatro reglas básicas. No obstante, la informalidad del proceso genera una atmósfera de libertad. Las reglas son las siguientes:

·         No evaluación.

·         Aliente las ideas atrevidas.

·         Tome las ideas de otros y contribuya a ellas.

·         Luche por la cantidad.

Escritura de ideas. 

La escritura de ideas es una técnica de generación de ideas que combina características de diferentes métodos de la técnica de tormenta de ideas. En este caso, los participantes escriben sus propias ideas. En comparación con la tormenta de ideas, la escritura de ideas produce un menor número de estas, pero más desarrolladas.

Planilla de Comprobación.

Los datos deben ser recopilados cuidadosamente y con exactitud. Las planillas de comprobación permiten la recopilación fácil y el análisis posterior de los datos. Estas planillas se utilizan para determinar con qué frecuencia ocurre un hecho durante un período prefijado de tiempo. Usualmente, la información se recoge a medida que ocurren los hechos; con menos frecuencia, las planillas se utilizan para registrar hechos que ya han ocurrido.

Aunque el propósito de la planilla de comprobación es rastrear y no analizar datos, estas a menudo ayudan a indicar cuál es el problema.

Entrevistas.

La entrevista es una técnica estructurada para recopilar información a partir de individuos o grupos. Si usted tiene acceso a las personas que tienen la información que necesita, la entrevista puede ser un medio muy eficiente para la obtención de datos.

¿Cómo realizar la entrevista?

·         Antes de la entrevista, elabore una lista de preguntas.

·         Al realizar la entrevista anote las respuestas.

·         Verifique si ha comprendido bien las respuestas de su entrevistado.

Encuesta.

Realizar una encuesta es hacer una entrevista a través de una hoja de papel. En vez de responder a un entrevistador, se responden los tópicos en un cuestionario. La mayor ventaja es que puede obtenerse una gran cantidad de información a partir de muchas personas de forma muy económica. La desventaja es que las personas pueden interpretar las preguntas de manera diferente a su intención original; así mismo, las respuestas pudieran ser ambiguas y no hay posibilidad de comprobar la comprensión.

¿Cómo realizar la encuesta?

·         Identifique la información que usted necesita.

·         Decida quién tiene la información en su forma más confiable.

·         Planifique como va a utilizar la información cuando la tenga a mano.

·         Desarrolle una serie de preguntas que permita a los encuestados ofrecer la información sin imprecisiones ni ambiguedades.

·         Confeccione el cuestionario de forma breve, sencilla y clara.

·         Ensaye las preguntas con varias personas para descubrir las que no estén claras.

INSTRUMENTOS PARA ACERCARSE AL CONSENSO.

Reducción de Listado.

La reducción del listado es una forma de procesar la producción de ideas de la sesión de tormenta de ideas. El objetivo de la reducción del listado es esclarecer las opciones, de manera que todos los miembros del grupo las comprendan y puedan reducirse posteriormente a una cifra manejable.

Hojas de Balance.

Las hojas de balance permiten al grupo identificar y revisar los pro y los contra de una variedad de opciones. Como otros instrumentos para acercarse al consenso, las hojas de balance no toman decisiones. No obstante, estas permiten organizar la información y facilitar la discusión entre los miembros del grupo.

La hoja de balance es un medio rápido de referencia para los pro y los contra de una o más elecciones; su propósito no es tan analítico. Más bien es conducir al grupo para acercarlo a una toma de decisión.

Modelos de Valoración de Criterios.

Establecer criterios relacionados de acuerdo a opciones de la situación analizada y establecer una valoración de los mismos a fin de obtener, por cada uno de ellos, una puntuación que permita la jerarquización de las opciones y facilite la toma de decisiones.

Votación Ponderada.

La votación ponderada es una forma de cuantificar las posiciones y preferencias de los miembros del grupo. No se emplean factores o criterios de decisión, se registran los votos de los miembros individuales y no hay discusión ni esfuerzo por llegar a un acuerdo sobre ninguna puntuación.

Como norma general el número de votos debe ser aproximadamente una y media veces el número de opciones. Posteriormente, cada miembro del grupo decide como distribuir sus votos entre las opciones para indicar sus preferencias relativas.

La votación ponderada es muy útil para “tomar temperatura” del grupo e ir acercándose al consenso donde se identifica la posición del grupo y sus prioridades.

Comparaciones Apareadas.

Como el voto ponderado, el empleo de las comparaciones apareadas ayudará al grupo a cuantificar las preferencias de sus miembros. Cada opción (o sea, una solución potencial) se enfrenta cara a cara a cada una del resto de las opciones. En cada “enfrentamiento”, los miembros votan por la opción que prefieren. Las votaciones se registran y suman después de haber realizado todas las comparaciones posibles.

INSTRUMENTOS PARA ANALIZAR Y REFLEJAR DATOS.

Análisis de Causa-Efecto

Este análisis se presenta usualmente en forma de diagrama. Los diagramas de causa y efecto se conocen también como espina de pescado (debido a su forma) o como diagramas de Ishikawa por el nombre de su autor.

El análisis de causa y efecto es una forma sistemática de enfocar las causas que crean o contribuyen a crear efectos. Los efectos pueden ser problemas –la definición “cómo es” de la situación que usted desea corregir.

Análisis de Campo de Fuerza.

El análisis de campo de fuerza identifica aquellas fuerzas que ayudan o impiden cerrar la brecha que existe entre dónde usted se encuentra ahora y dónde usted quiere estar.

Histograma.

El histograma, tipo particular de gráfico de barras, muestra la distribución de algunas características. Debido a su impacto visual inmediato, un histograma es más eficaz que una hoja de comprobación o una tabla de frecuencia para presentar los datos.

Análisis de Pareto.

El análisis de Pareto es una técnica que separa los “pocos vitales” de los “muchos triviales”.

El concepto básico en que se apoya el análisis de Pareto es la jerarquización de los datos y el análisis se presenta generalmente en un diagrama de Pareto. Como el histograma (o el gráfico de barras), el análisis de Pareto presenta una distribución. Sin embargo, las barras se ordenan en orden descendente.

El análisis de Pareto (o el diagrama) se emplea para llamar la atención sobre problemas (o causas) de forma sistemática. Este muestra cuales son los mayores problemas, lo que permite al grupo establecer las prioridades.

Gráfico de Sectores.

Los gráficos de sectores se emplean para mostrar la relación de cada parte en el todo; o sea, como cada parte contribuye al proceso o producto total.

Análisis de Costo-Beneficio.

El análisis de costo-beneficio permite a un grupo calcular los costos y beneficios para una solución bajo consideración.

El análisis incluye el cálculo o la estimación de los costos conocidos y de los beneficios potenciales asociados a la solución propuesta. Este requiere, frecuentemente, realizar suposiciones.

INSTRUMENTOS PARA PLANEAR LAS ACCIONES

Diagramas de Gantt

El diagrama de Gantt permite registrar la programación, sucesos, actividades y responsabilidades necesarias para cumplir un proyecto o poner en práctica una solución propuesta por un grupo.

Aunque existen muchas variantes, todos los diagramas de Gantt reflejan lo que va a ser ejecutado, por quién y cuándo. Este diagrama permite también al grupo comprobar las suposiciones que se han tenido presentes en los planes de puesta en práctica.

Diagrama de Pert.

Aplicable a proyectos en cualquier campo, particularmente a los complejos o novedosos, los diagramas de Pert tienen como objetivo controlar el tiempo y los costos. Fue la primera entre las numerosas técnicas utilizadas en gestión, como por ejemplo, el Método de la Ruta Crítica.

Para elaborar el diagrama de Pert, se debe:

·         Identificar las actividades necesarias.

·         Determinar las interrelaciones y orden de prioridad.

Calcular el tiempo requerido para cada actividad