Blog del Prof. Angel Figueroa

Angel Figueroa

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lunes, 20 de mayo de 2013

Una pequeña Visión del Libro los 7 Hábitos de Covey

Hoy más que nunca las concepciones de liderazgo y gerencia han cambiado, sobre manera en nuestra sociedad actual, el liderazgo era tomado como la capacidad y en otros casos como la habilidad de una persona de influir en otra u otras y lograr obediencia igualmente la gerencia, la relación era de seguidor y seguido, la concepción actual va más hacia la relación de iguales en un grupo o equipo, donde lo más importante es la empatía (colocarse en el lugar del otro), la conciliación, el respeto mutuo, la capacidad de escuchar y comprender y el líder viene a ser el que armoniza y cohesiona a un conjunto de persona en torno a una idea u objetivo, por ende un gerente o líder de este siglo debe estar altamente capacitado lograr la autoconciencia y generar la conciencia colectiva, transitar por las organizaciones horizontales y colaborativas, construir una organización inteligente a través del conocimiento compartido y con un gerente o líder preparado y formado esta el 50% del éxito de cualquier gerente.
En el contexto mundial la Instituciones buscan cada día mejorar sus niveles de efectividad y participación en los escenarios de la Sociedad Internacional. Sobre todo con los avances científicos y tecnológicos los niveles gerenciales en las diferentes empresas exigen de gerentes altamente capacitados, para así lograr un importante rendimiento y productos con un perfil a lo óptimo.
En Latinoamérica el ciclo cumplido por el sistema de gerencial durante las últimas décadas correspondió principalmente a luchar por disminuir los altos déficit de pobreza, educación, alimentación y necesidades básicas.                            
Es así como algunas evidencias expresan que en los países de América  Latina no han destinado los recursos cuantitativos y cualitativos necesarios para lograr estas metas; para estos sectores, quizás las reformas y políticas aplicadas no han logrado eficientemente las expectativas esperadas, especialmente las referidas a la incorporación de nuevas estrategias para logar éxito en la aplicación de políticas, planes y programas por parte de estos gerentes. 
Al respecto, Doza (2004), expresa que “las estrategias de los Gerentes debe estar orientada a alcanzar metas organizacionales, tomar decisiones acertadas y dirigir las actividades de sus subalternos; y, hacia el logro de un rendimiento óptimo” (p. 72).
Lo expresado conduce al gerente  a aplicar todas las herramientas necesarias, y tener destrezas y habilidades, para lograr los objetivos y así alcanzar una gestión de calidad. No obstante, la mayoría de los países de Latinoamérica presentan una marcada deficiencia en cuanto a la conformación de los cuadros gerenciales de las organizaciones públicas, debido a la falta de proyectos definidos acorde con las exigencias del entorno.
El sector de la gerencia pública no escapa de lo antes señalado. Los dirigentes  requieren de herramientas tales como técnicas gerenciales modernas para un desempeño profesional acorde con las exigencias de los últimos tiempos, en este sentido, esta actuación debe tener incidencia en las relaciones interpersonales en la organización. 
Venezuela presenta una realidad colmada de dificultades en el praxis gerencial, los dirigentes se enfrentan a una diversidad de caracteres, de condición en las organizaciones privadas, públicas o comunales, se observan grupos y subgrupos que defienden sus ideas y en ocasiones contrarias a las de los directivos, muchas veces la apatía hacia el trabajo por parte de algunos cuadros se torna en fuertes diferencias entre quienes designan las acciones y el personal a su cargo.
Es así como el uso de las técnicas para el desarrollo de las habilidades gerenciales o directivas como disciplina aplicada a la gerencia, estudia  las fuerzas que afectan la conducta de los grupos, comenzando por analizar la situación grupal  como un todo con forma propia. Y así del conocimiento y comprensión de este todo y de su estructura, surge el conocimiento y la comprensión de cada uno de los aspectos particulares de la vida de un grupo y de sus componentes y por ello que el Dr Stephen R. Covey nos presenta en su libro los 7 hábitos de la gente altamente efectiva la posibilidades de mejorar estas habilidades como gerente y en cualquier ámbito de la vida.
Las técnicas y recomendaciones aplicadas y explicadas por covey, se les denominan también “experiencias estructuradas” porque son diseñadas con bases a experiencias del mundo real que se estructuran para fines de aprendizajes. Lo que se busca es que las personas experimenten el hecho como si este en realidad estuviera sucediendo.
La concientización de estos hábitos suponen el planteamiento de situaciones colectivas estructuradas que puedan ser desde un problema, un modelo de conducta o conflictos simulados que el facilitador utiliza para provocar que los integrantes de un grupo puedan observarse a sí mismo y puedan identificar las conductas de los demás con fines de aprendizaje, no tanto como asimilación de conocimientos, sino como un cambio de comportamiento y en ocasiones de actitud  hasta convertirse en un habito.
Así al efectuar una revisión de la normativa que rige la dinámica de la gerencia en lo que respecta al régimen de administración, se observa que requiere de cambios en la parte gerencial del personal dirigente, que tenga novedosos criterios en el enfoque del proceso de aplicación de las estrategias , diferentes al esquema tradicional para evitar que el desarrollo de la gerencia continúe desarrollándose dentro de un marco no acorde con las exigencias de una sociedad cambiante.
El rol del gerente es determinante en función de darle estricto cumplimiento a las normativas legales que son el soporte filosófico de la gerencia venezolana, para redimensionar las distintas instituciones del estado en todos sus ámbitos y garantizar la efectividad del proceso.  El dirigente debe procurar que se realicen las tareas con el esfuerzo mancomunado de todo el personal, y esa actuación, demuestra un dirigente interesado en obtener excelentes resultados.
También las organizaciones gubernamentales deben mejorar el ámbito de las relaciones interpersonales entre todos los que trabajan o se desempeñan en atención al público, porque cuando un grupo alcanza elevados niveles de cohesión, armonía cooperación y solidaridad, las metas y objetivos se tornan realizables.
Los dirigentes, gerentes, o líderes comunales son los responsables de hacer cumplir las funciones de la organización que dirigen, fundamentándose en un esfuerzo concentrado y logrando la participación del personal, pero cada dirigente deberá aportar su colaboración al proceso de optimización de la gerencia como punto de partida para lograr una gestión de calidad.
Los 7 hábitos que todo gerente debe adquirir para mejorar como gerente :
• El hábito de la proactividad nos da la libertad para poder escoger nuestra respuesta a los estímulos del medio ambiente. Nos faculta para responder (responsabilidad) de acuerdo con nuestros principios y valores.
Ésta es la cualidad esencial que nos distingue de los demás miembros del reino animal. En esencia, es lo que nos hace humanos y nos permite afirmar que somos los arquitectos de nuestro propio destino.
• Comenzar con un fin en mente hace posible que nuestra vida tenga razón de ser, pues la creación de una visión de lo que queremos lograr permite que nuestras acciones estén dirigidas a lo que verdaderamente es significativo en nuestras vidas. Después de todo, para un velero sin puerto cualquier viento es bueno.
Poner primero lo primero nos permite liberarnos de la tiranía de lo urgente para dedicar tiempo a las actividades que verdaderamente dan sentido a nuestras vidas. Es la disciplina de llevar a cabo lo importante, lo cual nos permite convertir en realidad la visión que forjamos en el hábito 2.
• Pensar en ganar/ganar nos permite desarrollar una mentalidad de abundancia material y espiritual, pues nos cuestiona la premisa de que la vida es un «juego de suma cero» donde para que yo gane  alguien tiene que perder. Cuando establecemos el balance entre nuestros objetivos y los objetivos de los demás podemos lograr el bien común. Cuando nuestra determinación se balancea con la consideración para con los demás, estamos sentando las bases para la convivencia y la equidad entre los seres humanos.
• Buscar comprender primero y después ser comprendido es la esencia del respeto a los demás. La
necesidad que tenemos de ser entendidos es uno de los sentimientos más intensos de todos los seres humanos. Este hábito es la clave de las relaciones humanas efectivas y posibilita llegar a acuerdos de tipo ganar/ganar.
• Sinergizar es el resultado de cultivar la habilidad y la actitud de valorar la diversidad. La síntesis de ideas divergentes produce ideas mejores y superiores a las ideas individuales. El logro de trabajo en equipo y la innovación son el resultado de este hábito.
• Afilar la sierra es usar la capacidad que tenemos para renovar nos física, mental y espiritualmente. Es lo que nos permite establecer un balance entre todas las dimensiones de nuestro ser, a fin de ser efectivos en los diferentes papeles (roles) que desempeñamos en nuestras vidas.
• Las personas con hábitos de efectividad son las piedras angulares para formar organizaciones altamente efectivas. Es por esta razón que el desarrollo de estos hábitos en el nivel personal constituye la base para la efectividad organizacional.
Una organización constituida por personas que practican los Siete Hábitos cobra las siguientes
características:
1. Selecciona proactivamente su rumbo estratégico.
2. La misión de la organización está integrada en la mente y los corazones de las personas que forman parte de la empresa.
3. El personal está facultado para prevenir y/o corregir los problemas en su origen.
4. Las actividades y los comportamientos del tipo ganar/ganar están sustentados por sistemas alineados con la misión organizacional.
5. Se cuenta con sistemas de información para mantenerse al tanto de las necesidades y los puntos de vista de empleados, clientes, proveedores, accionistas y la comunidad donde operan.
6. Se propicia el intercambio de información y la cooperación entre los diferentes departamentos y/o unidades de la empresa.
7. Se hacen inversiones para renovar la empresa en cuatro dimensiones fundamentales:
— Dimensión física. Se reinvierte en las personas, las instalaciones y la tecnología.
— Dimensión espiritual. Se reafirma constantemente el compromiso con los valores y principios que rigen la empresa. Se renueva la misión de ser necesario.
— Dimensión intelectual. Continuamente se invierte en capacitación y desarrollo personal y profesional.
— Dimensión social. Se hacen depósitos frecuentes en la cuenta de banco emocional de todos los
protagonistas clave de la empresa: empleados, clientes, accionistas, proveedores, miembros de la
comunidad, etc.



Hábito
Descripción  
 Resultados
• Proactividad
• Hábito de la
responsabilidad
• Libertad
• Empezar con un
fin en mente
• Hábito del liderazgo
personal
• Sentido a la vida
• Establecer
primero lo primero
• Hábito de la
administración persona
• Priorizar lo
importante vs. Lo urgente
• Pensar en
ganar/gana
• Hábito del beneficio mutuo
• Bien común equidad
• Procurar primero
comprender, y
después ser
comprendido
 Hábito de la
comunicación efectiva
• Respeto Convivencia
• Sinergizar
• Hábito de
interdependencia
• Logros Innovación
• Afilar la sierra
• Hábito de la mejora continua
• Balance Renovación



Estas características son, sin duda alguna, los atributos necesarios para que las organizaciones humanas sean exitosas en el siglo XXI
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jueves, 28 de marzo de 2013

TENDENCIAS DE CAMBIO DE HABILIDADES DE LOS DIRIGENTES POR LAS QUE SE TRANSITA.



PARADIGMA TRADICIONAL
NUEVO PARADIGMA
·         ADMINISTRAR
·         LIDERAR
·         ORIENTAR
·         ESTIMULAR LA INICIATIVA
·         ORDENAR
·         LOGRAR CONSENSO
·         CENTRALIZAR
·         DESCENTRALIZAR
·         DESEMPEÑO INDIVIDUAL
·         DESEMPEÑO COLECTIVO
·         RELACIONES JERÁRQUICAS
·         COMPAÑERISMO
·         UNIFORMAR
·         DIVERSIFICAR
·         SUPRIMIR CONFLICTOS
·         EVITAR Y RESOLVER CONFLICTOS
·         ORIENTACIÓN AL PRODUCTO
·         ORIENTACIÓN AL CLIENTE
·         ESPECIALIZACIÓN
·         TRABAJO MULTIDISCIPLINARIO
·         CONSERVAR
·         TRANSFORMAR
·         REPETIR
·         VARIAR
·         SEGURIDAD
·         ARRIESGAR
·         SUPERACION FRECUENTE
·         AUTOPREPARACIÓN CONTINUA
·         EXIGIR
·         MOTIVAR
·         RECONOCER
·         ESTIMULAR
·         EVALUAR LAS TAREAS
·         EVALUAR LOS OBJETIVOS
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HABILIDAD PARA DIRIGIR UNA REUNION


¿ REUNIÓN?
De manera general puede definirse que es la acción de agruparse dos o más personas para intercambiar información. Visto desde el Angulo de la dirección conviene añadir y/o puntualizar que tienen lugar para alcanzar un determinado objetivo.
Estudios realizados en el extranjero refieren que el 35% del tiempo de un dirigente intermedio se utiliza en reuniones, y esto representa aproximadamente el 15% de los gastos de presupuesto de personal.
Por su parte, estudios realizados en Venezuela refieren que:

  • A mayor número de puntos en la agenda de la reunión, mayor duración de la misma.
  • A mayor número de participantes, mayor duración.
  • De los puntos incluidos en la agenda, el 38% podían haberse resuelto de otra forma.
  • El 55% de los encuestados consideraron que el tiempo fue mal empleado.
  • El 50% consideró que los objetivos propuestos no se cumplen.
  • Las reuniones se demoran en comenzar, como promedio,  1 HORA.
  • Sólo el 10% de los participantes consideran que se preparan para las reuniones; el 54,7% no tiene tiempo y el resto no tiene la posibilidad.
Con estos datos pudiera llegarse a la conclusión de que las reuniones son un mal, una enfermedad, que hay que eliminar. Eso sería un craso error. En todo caso serían un mal necesario, en tanto nada hay más indispensable en la actividad de dirección  que las reuniones. Es esta una técnica de imprescindible uso.
Las reuniones pueden ser muy malas o muy buenas; todo depende de cómo se conciban, organicen o preparen, como se conducen y como se les da seguimiento y de si  cumplen objetivos o no.
Las reuniones, es bueno decirlo, no son un fin en sí misma, sino una herramienta, una técnica, un medio de trabajo, y como tal debemos usarla.

EL CONTEXTO DE LAS REUNIONES.

Una reunión se desarrolla en determinados contexto. Este contexto parte de que la misma tiene lugar a partir de la existencia de determinados problemas que conforman un estado actual y debe alcanzarse determinados resultados, que se asocian al estado deseado.
Entre ambos estados hay una BRECHA, que es donde se enmarca el “Proceso Esencial de la Reunión”, donde se encuentran los tres elementos clave de cualquier reunión: La preparación, la conducción y el seguimiento. En estas tres partes se presentan las principales tendencias negativas.

PRINCIPALES TENDENCIAS NEGATIVAS EN LA PREPARACIÓN DE LAS REUNIONES.

·         No definir claramente los objetivos.
·         No planificar los puntos a tratar en correspondencia con los objetivos, lo que conduce a la improvisación.
·         No establecer el tiempo de inicio y terminación de los diferentes puntos de la agenda, ni de la reunión en su conjunto.
·         No adecuada elaboración de la agenda a tratar. A veces se concibe un orden del día con demasiados puntos, algunos de ellos relativos a cuestiones innecesarias.
·         No elaboración y distribución a tiempo de los materiales a estudiar para prepararse previamente para la reunión.

Otra cuestión que merece señalarse es que a veces no se dedica el tiempo necesario a la etapa o momento de la preparación de la reunión, lo cual repercute en una mayor duración de la etapa de conducción (desarrollo)  de la misma.

Existen sobradas evidencias de que cuando a la etapa de preparación se le dedica el suficiente tiempo, ello repercute en un mejor desarrollo de la reunión y en un menor tiempo de la misma. Incluso, en este caso la sumatoria de ambos tiempos suele ser mucho menor que en la variante antes explicada.


PRINCIPALES TENDENCIAS NEGATIVAS EN LA CONDUCCIÓN DE LAS REUNIONES.

·         Impuntualidad en el inicio de las reuniones.
·         No concentración en los aspectos a discutir. Deficiente control del desarrollo y desvío de los objetivos.
·         Indisciplinas.
·         Mala conducción y control de los “personajes” indeseables que participan en la reunión.
·         Se dilata innecesariamente el análisis y discusión de los asuntos.
·         Se discuten problemas que no son objeto de la reunión.
·         Dirigente mentalmente comprometido o convencido de la respuesta o decisión respecto a un problema, que, en consecuencia, no deja debatir el mismo de forma amplia y libre a los demás.
·         Falta de motivación de los participantes.
·         No dominio de cuando el tema está agotado.
·         Falta de claridad respecto a cuándo debe tomarse un acuerdo sobre un problema que se discute.
·         No adopción de acuerdos precisos o que expresen claramente lo que se requiere.
·         Terminación de la reunión sin haber precisado si se cumplieron o no los objetivos para la cual fue citada.

PRINCIPALES TENDENCIAS NEGATIVAS EN EL SEGUIMIENTO DE LAS REUNIONES.

·         Falta de un procedimiento de control que garantice el seguimiento de los acuerdos tomados y su cumplimiento.

UNA POSIBLE SOLUCION PARA LOS PROBLEMAS PRESENTES EN LAS DIFEENTES ETAPAS O MOMENTOS DE LAS REUNIONES.

En la preparación.

La preparación adecuada de las reuniones es clave, pues de lo contrario lo más probable es que reinen el caos y la anarquía en su desarrollo (conducción).

Reglas a tener en cuenta:

·         Definir su objetivo.
·         Definir los resultados específicos que se esperan alcanzar en la misma.
·         Definir los tópicos a tratar para alcanzar los resultados específicos y los objetivos.
·         Evaluación de las personas implicadas en el desarrollo de los puntos de la agenda de la reunión.
·         Determinación de las personas que deben asistir.
·         Caracterización de las personas que deben asistir.
·         Revisión de las condiciones del local y previsión y garantía de la logística indispensable para el desarrollo de la reunión.
·         Definición del método a utilizar para el desarrollo de la reunión (Parlamentario o Interactivo) y preparación a esos fines de los comprometidos con roles específicos, especialmente  en el caso de utilizar el Interactivo.
·         Definición del método a utilizar en la toma de decisiones. (Única, votación o consenso)
·         Preparación detallada de la agenda y de los materiales que posibiliten la preparación previa de los participantes y distribución de la misma entre los implicados, al menos con 72 horas de anticipación.

En la conducción (desarrollo).

Se asocia al método que se decida utilizar.

En cualquiera de las variantes resolver las tendencias negativas señaladas.
En el seguimiento.

Establecer un adecuado procedimiento de control que garantice el seguimiento de los acuerdos tomados y su cumplimiento.

¿CUÁNDO NO CELEBRAR UNA REUNION?

·         Cuando por teléfono se puede tratar y/o resolver el asunto.
·         Cuando mediante una comunicación por escrito se puede tratar y/o resolver el asunto.
·         Cuando la información que se posee es inadecuada.
·         Cuando el tema es confidencial. O secreto.
·         Cuando hay disgusto y hostilidad en el grupo.

Métodos o vías para la toma de decisiones o acuerdos  en las reuniones.

·         Única (Perder-Perder): La toma el jefe. Pierde él porque no aprovecha los conocimientos, habilidades, experiencias, etc., de los subordinados y pierden éstos porque ven insatisfechas sus necesidades de autoestima y autorrealización. La preponderancia de esta vía repercute más temprano que tarde en la imagen del jefe, en su liderazgo, así como en la motivación de los subordinados, en su compromiso y en su sentido de pertenencia.
·         Votación (Ganar-Perder): Se toma por mayoría de votos. Ganan los identificados con la moción o posición que triunfa por ser mayoritaria y pierden los otros.
·         Consenso (Ganar-Ganar): Se toma por acuerdo general de los participantes, mediante un proceso de negociación y aproximación de las posiciones o puntos de vistas de los mismos, que posibilita la identificación y apoyo de todos respecto a una variante dada, aún y cuando esa no sea la más preferida para alguno. Aquí todos ganan.

Se puede adoptar un mismo acuerdo por cualquiera de estas vías, pero la percepción que se llevan los participantes no es la misma.

TIPOS DE REUNIONES.

Existen diversas clasificaciones. Esta es una de las más utilizadas:

  1. Informativas.
  2. Para analizar y resolver problemas.
  3. Mixtas.

En general los Consejos de Dirección son del tipo Mixta.

EFECTOS QUE PUEDEN DERIVARSE DEL EXCESO DE REUNIONES.

a)      Económicos:

Puede ser muy costoso económicamente, lo que puede calcularse teniendo en cuenta el salario de los participantes  y el % del tiempo que se le dedica a las mismas.

b)      En la Gestión:

A consecuencia de esa práctica los directivos disponen de menos tiempo para dedicarle a otras tareas de las estratégicas y más importantes de la organización que dirigen.

c)       Político-sociales:

Sobre todo si no se desarrollan con calidad y no cumplen objetivos, se refleja en malas decisiones que pueden crear problemas políticos y sociales.

Además no dejan tiempo para que los directivos atiendan adecuadamente a su familia y a otras obligaciones sociales.


LOS MIEMBROS DEL GRUPO COMO LOS VE EL JEFE EN LA REUNION.

El Peleón: Quedese tranquilo, no se deje provocar. Siga la discusión. No le deje tomar preponderancia.

El Positivo: Es de gran utilidad para la discusión. Deje que dé su aporte. Aprovéchelo con frecuencia.

El Sabelotodo: Deje al grupo ocuparse de sus teorías.

El Locuaz: Interrúmpalo con finura. No le deje hablar mucho.

El Penoso: Hágale preguntas fáciles. Aumente su confianza en sí mismo.

El Individualista: Aproveche sus ambiciones. Aprecie y utilice sus conocimientos y experiencias.

El Cariduro: No le importa nada. Pregúntele de su trabajo. Hágale dar ejemplos sobre el trabajo que le interesa.

El Altanero: No le critique. Aplique la técnica de “Si-No”.

El Preguntón: Trata de ponerle trampas al jefe. Oriente sus preguntas al grupo.

OTROS TIPOS DE PERSONAJES QUE PUEDEN ESTAR PRESENTES EN LAS REUNIONES.

El que Sigue la Onda: No habla hasta que no ha captado la “onda”, que casi siempre es el criterio del jefe. Son causa de desastres de muchos dirigentes.

El Discrepante: Siempre está en la oposición. Es obstinado y acostumbrado a interrumpir cuando los demás est{an argumentando.

El Dialoguista: Prefiere la confrontación directa a la palabra pedida. Interroga a los compañeros. Desorganiza la reunión.

El Interprete: Piensa que es el único capaz de entender las palabras de los demás, sin embargo, casi siempre las interpreta mal. Usa frases como “lo que quiso decir fulano fue...”.

El Extremista: No admite términos medios. Es un sujeto muy peligroso porque puede conducir a desastres en las decisiones.

El Autosuficiente: Puede ser suficiente o autosuficiente. Tiene frases típicas como “El planteamiento que he expuesto obedece a un anpalisis lógico y profundo...”; “Los planteamientos del compañero obedecen a un análisis ilógico...”; “Mi pensamiento obedece a una verdadera fundamentación política del asunto...”
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