HABILIDAD PARA DIRIGIR UNA REUNION

¿ REUNIÓN?

De manera general puede definirse que es la acción de agruparse dos o más personas para intercambiar información. Visto desde el Angulo de la dirección conviene añadir y/o puntualizar que tienen lugar para alcanzar un determinado objetivo.

Estudios realizados en el extranjero refieren que el 35% del tiempo de un dirigente intermedio se utiliza en reuniones, y esto representa aproximadamente el 15% de los gastos de presupuesto de personal.

Por su parte, estudios realizados en Venezuela refieren que:

• A mayor número de puntos en la agenda de la reunión, mayor duración de la misma.
• A mayor número de participantes, mayor duración.
• De los puntos incluidos en la agenda, el 38% podían haberse resuelto de otra forma.
• El 55% de los encuestados consideraron que el tiempo fue mal empleado.
• El 50% consideró que los objetivos propuestos no se cumplen.
• Las reuniones se demoran en comenzar, como promedio,  1 HORA.
• Sólo el 10% de los participantes consideran que se preparan para las reuniones; el 54,7% no tiene tiempo y el resto no tiene la posibilidad.

Con estos datos pudiera llegarse a la conclusión de que las reuniones son un mal, una enfermedad, que hay que eliminar. Eso sería un craso error. En todo caso serían un mal necesario, en tanto nada hay más indispensable en la actividad de dirección  que las reuniones. Es esta una técnica de imprescindible uso.

Las reuniones pueden ser muy malas o muy buenas; todo depende de cómo se conciban, organicen o preparen, como se conducen y como se les da seguimiento y de si  cumplen objetivos o no.

Las reuniones, es bueno decirlo, no son un fin en sí misma, sino una herramienta, una técnica, un medio de trabajo, y como tal debemos usarla.

EL CONTEXTO DE LAS REUNIONES.

Una reunión se desarrolla en determinados contexto. Este contexto parte de que la misma tiene lugar a partir de la existencia de determinados problemas que conforman un estado actual y debe alcanzarse determinados resultados, que se asocian al estado deseado.

Entre ambos estados hay una BRECHA, que es donde se enmarca el “Proceso Esencial de la Reunión”, donde se encuentran los tres elementos clave de cualquier reunión: La preparación, la conducción y el seguimiento. En estas tres partes se presentan las principales tendencias negativas.

PRINCIPALES TENDENCIAS NEGATIVAS EN LA PREPARACIÓN DE LAS REUNIONES.

·         No definir claramente los objetivos.

·         No planificar los puntos a tratar en correspondencia con los objetivos, lo que conduce a la improvisación.

·         No establecer el tiempo de inicio y terminación de los diferentes puntos de la agenda, ni de la reunión en su conjunto.

·         No adecuada elaboración de la agenda a tratar. A veces se concibe un orden del día con demasiados puntos, algunos de ellos relativos a cuestiones innecesarias.

·         No elaboración y distribución a tiempo de los materiales a estudiar para prepararse previamente para la reunión.

Otra cuestión que merece señalarse es que a veces no se dedica el tiempo necesario a la etapa o momento de la preparación de la reunión, lo cual repercute en una mayor duración de la etapa de conducción (desarrollo)  de la misma.

Existen sobradas evidencias de que cuando a la etapa de preparación se le dedica el suficiente tiempo, ello repercute en un mejor desarrollo de la reunión y en un menor tiempo de la misma. Incluso, en este caso la sumatoria de ambos tiempos suele ser mucho menor que en la variante antes explicada.

PRINCIPALES TENDENCIAS NEGATIVAS EN LA CONDUCCIÓN DE LAS REUNIONES.

·         Impuntualidad en el inicio de las reuniones.

·         No concentración en los aspectos a discutir. Deficiente control del desarrollo y desvío de los objetivos.

·         Indisciplinas.

·         Mala conducción y control de los “personajes” indeseables que participan en la reunión.

·         Se dilata innecesariamente el análisis y discusión de los asuntos.

·         Se discuten problemas que no son objeto de la reunión.

·         Dirigente mentalmente comprometido o convencido de la respuesta o decisión respecto a un problema, que, en consecuencia, no deja debatir el mismo de forma amplia y libre a los demás.

·         Falta de motivación de los participantes.

·         No dominio de cuando el tema está agotado.

·         Falta de claridad respecto a cuándo debe tomarse un acuerdo sobre un problema que se discute.

·         No adopción de acuerdos precisos o que expresen claramente lo que se requiere.

·         Terminación de la reunión sin haber precisado si se cumplieron o no los objetivos para la cual fue citada.

PRINCIPALES TENDENCIAS NEGATIVAS EN EL SEGUIMIENTO DE LAS REUNIONES.

·         Falta de un procedimiento de control que garantice el seguimiento de los acuerdos tomados y su cumplimiento.

UNA POSIBLE SOLUCION PARA LOS PROBLEMAS PRESENTES EN LAS DIFEENTES ETAPAS O MOMENTOS DE LAS REUNIONES.

En la preparación.

La preparación adecuada de las reuniones es clave, pues de lo contrario lo más probable es que reinen el caos y la anarquía en su desarrollo (conducción).

Reglas a tener en cuenta:

·         Definir su objetivo.

·         Definir los resultados específicos que se esperan alcanzar en la misma.

·         Definir los tópicos a tratar para alcanzar los resultados específicos y los objetivos.

·         Evaluación de las personas implicadas en el desarrollo de los puntos de la agenda de la reunión.

·         Determinación de las personas que deben asistir.

·         Caracterización de las personas que deben asistir.

·         Revisión de las condiciones del local y previsión y garantía de la logística indispensable para el desarrollo de la reunión.

·         Definición del método a utilizar para el desarrollo de la reunión (Parlamentario o Interactivo) y preparación a esos fines de los comprometidos con roles específicos, especialmente  en el caso de utilizar el Interactivo.

·         Definición del método a utilizar en la toma de decisiones. (Única, votación o consenso)

·         Preparación detallada de la agenda y de los materiales que posibiliten la preparación previa de los participantes y distribución de la misma entre los implicados, al menos con 72 horas de anticipación.

En la conducción (desarrollo).

Se asocia al método que se decida utilizar.

En cualquiera de las variantes resolver las tendencias negativas señaladas.

En el seguimiento.

Establecer un adecuado procedimiento de control que garantice el seguimiento de los acuerdos tomados y su cumplimiento.

¿CUÁNDO NO CELEBRAR UNA REUNION?

·         Cuando por teléfono se puede tratar y/o resolver el asunto.

·         Cuando mediante una comunicación por escrito se puede tratar y/o resolver el asunto.

·         Cuando la información que se posee es inadecuada.

·         Cuando el tema es confidencial. O secreto.

·         Cuando hay disgusto y hostilidad en el grupo.

Métodos o vías para la toma de decisiones o acuerdos  en las reuniones.

·         Única (Perder-Perder): La toma el jefe. Pierde él porque no aprovecha los conocimientos, habilidades, experiencias, etc., de los subordinados y pierden éstos porque ven insatisfechas sus necesidades de autoestima y autorrealización. La preponderancia de esta vía repercute más temprano que tarde en la imagen del jefe, en su liderazgo, así como en la motivación de los subordinados, en su compromiso y en su sentido de pertenencia.

·         Votación (Ganar-Perder): Se toma por mayoría de votos. Ganan los identificados con la moción o posición que triunfa por ser mayoritaria y pierden los otros.

·         Consenso (Ganar-Ganar): Se toma por acuerdo general de los participantes, mediante un proceso de negociación y aproximación de las posiciones o puntos de vistas de los mismos, que posibilita la identificación y apoyo de todos respecto a una variante dada, aún y cuando esa no sea la más preferida para alguno. Aquí todos ganan.

Se puede adoptar un mismo acuerdo por cualquiera de estas vías, pero la percepción que se llevan los participantes no es la misma.

TIPOS DE REUNIONES.

Existen diversas clasificaciones. Esta es una de las más utilizadas:

1. Informativas.
2. Para analizar y resolver problemas.
3. Mixtas.

En general los Consejos de Dirección son del tipo Mixta.

EFECTOS QUE PUEDEN DERIVARSE DEL EXCESO DE REUNIONES.

a)      Económicos:

Puede ser muy costoso económicamente, lo que puede calcularse teniendo en cuenta el salario de los participantes  y el % del tiempo que se le dedica a las mismas.

b)      En la Gestión:

A consecuencia de esa práctica los directivos disponen de menos tiempo para dedicarle a otras tareas de las estratégicas y más importantes de la organización que dirigen.

c)       Político-sociales:

Sobre todo si no se desarrollan con calidad y no cumplen objetivos, se refleja en malas decisiones que pueden crear problemas políticos y sociales.

Además no dejan tiempo para que los directivos atiendan adecuadamente a su familia y a otras obligaciones sociales.

LOS MIEMBROS DEL GRUPO COMO LOS VE EL JEFE EN LA REUNION.

El Peleón: Quedese tranquilo, no se deje provocar. Siga la discusión. No le deje tomar preponderancia.

El Positivo: Es de gran utilidad para la discusión. Deje que dé su aporte. Aprovéchelo con frecuencia.

El Sabelotodo: Deje al grupo ocuparse de sus teorías.

El Locuaz: Interrúmpalo con finura. No le deje hablar mucho.

El Penoso: Hágale preguntas fáciles. Aumente su confianza en sí mismo.

El Individualista: Aproveche sus ambiciones. Aprecie y utilice sus conocimientos y experiencias.

El Cariduro: No le importa nada. Pregúntele de su trabajo. Hágale dar ejemplos sobre el trabajo que le interesa.

El Altanero: No le critique. Aplique la técnica de “Si-No”.

El Preguntón: Trata de ponerle trampas al jefe. Oriente sus preguntas al grupo.

OTROS TIPOS DE PERSONAJES QUE PUEDEN ESTAR PRESENTES EN LAS REUNIONES.

El que Sigue la Onda: No habla hasta que no ha captado la “onda”, que casi siempre es el criterio del jefe. Son causa de desastres de muchos dirigentes.

El Discrepante: Siempre está en la oposición. Es obstinado y acostumbrado a interrumpir cuando los demás est{an argumentando.

El Dialoguista: Prefiere la confrontación directa a la palabra pedida. Interroga a los compañeros. Desorganiza la reunión.

El Interprete: Piensa que es el único capaz de entender las palabras de los demás, sin embargo, casi siempre las interpreta mal. Usa frases como “lo que quiso decir fulano fue...”.

El Extremista: No admite términos medios. Es un sujeto muy peligroso porque puede conducir a desastres en las decisiones.

El Autosuficiente: Puede ser suficiente o autosuficiente. Tiene frases típicas como “El planteamiento que he expuesto obedece a un anpalisis lógico y profundo...”; “Los planteamientos del compañero obedecen a un análisis ilógico...”; “Mi pensamiento obedece a una verdadera fundamentación política del asunto...”