A menudo es útil comenzar la búsqueda de soluciones
revisando la definición del problema y la “condición deseada” del paso 1, y los
datos recogidos y analizados en el paso 2.
Para esto podemos hacernos las preguntas
siguientes:
¿Cómo pueden eliminarse las causas del problema?
¿Cómo pueden reducirse las fuerzas negativas?
¿Cómo pueden aumentarse fuerzas positivas?
¿Qué otras ideas novedosas pueden hacer desaparecer
el problema?.
En este paso lo más importante es tener muchas
ideas relacionadas con las preguntas anteriores.
Las técnicas más utilizadas en este paso son:
-
Tormenta de Ideas
-
Análisis de Pareto
-
Matriz de jerarquización etc.
Generación de soluciones potenciales.
¿ Cómo pudiéramos hacer el cambio?
-
Generar ideas, tantas como sean
posibles, que conduzcan a soluciones.
-
Utilice la experiencia pasada.
-
Esclarezca las sugerencias.
-
Haga participar a personas ajenas
al grupo.
-
Comparar las soluciones
potenciales con los pasos 1 y 2.
PASO 4. TOMA DE DECISIONES Y PLANES DE ACCIÓN.
La calidad de la decisión tomada en este paso
depende mucho de los criterios utilizado para evaluar las diversas soluciones
potenciales identificadas y esclarecidas en el paso anterior.
Por consiguiente, estos criterios se determinarán y
aplicarán cuidadosamente a esas posibles soluciones para evaluar y determinar las más apropiadas de acuerdo al problema,
utilizando además instrumentos para acercarse al consenso y llegar a la
selección de la “mejor” solución o conjunto de soluciones.
Para evitar la “parálisis por análisis” no se
detenga en las pequeñas diferencias entre las opciones de solución.
Al planear la puesta en práctica, haga todo lo
posible por asegurarse de que el plan trabajará bien: conozca los detalles,
anticípese a los obstáculos, determine qué acciones son decisivas, desarrolle
planes de contingencia y reduzca los riesgos al mínimo.
Las técnicas más utilizadas en este paso son:
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Campo de Fuerzas
-
Votación Ponderada
-
Valoración de Criterios
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Hoja de Balance
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Análisis Costo-Beneficio
-
Comparaciones Apareadas
-
Diagrama de Gantt
-
Diagrama de Pert, etc.
Toma de decisiones / planes de acción.
¿ Cuál es la mejor forma de hacer el cambio?
-
Establecer criterios y comparar
las soluciones potenciales con ellos.
-
Tomar decisiones y comparar esta
con los pasos 1 y 2.
-
Elaborar planes de acción.
(divida la solución en pasos secuenciales fácilmente manejables).
-
Asegúrese de que todos conozcan
lo que deben hacer.(defina con claridad objetivos evidentes y medibles o
definiciones de tareas para todos los que vayan a participar en la ejecución de
la solución).
-
Desarrolle una estrategia de
compromiso (¿a quién es necesario comprometer y cómo asegurar este compromiso?)
-
Establezca un sistema de control
(Ponga en práctica un sistema de control
para detectar si las tareas se están llevando a cabo, si los objetivos a corto
plazo se están alcanzando según lo planeado.
-
La ejecución de la solución
generará cambios y es esencial disponer de los mecanismos de recolección
de datos y de medición establecidos para la evaluación general.
-
Determine los planes de
contingencia a partir de:
- ¿Qué
problemas específicos pueden aparecer?
- ¿Qué
probabilidades pueden tener?
- ¿De
ocurrir, ¿qué impacto producirían?
- ¿Qué
podemos hacer para evitar que ocurran estos problemas potenciales?
- ¿Qué
acción contingente permitirá disminuir los efectos perjudiciales o incrementar
los
efectos
beneficiosos si se produce el problema?
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