INSTRUMENTOS PARA GENERAR IDEAS Y RECOPILAR INFORMACIÓN.
Tormenta de Ideas.
La tormenta de ideas es una técnica para la
generación de ideas que consiste en que un grupo de personas va exponiendo sus
ideas a medida que van surgiendo, de modo que cada uno tiene la oportunidad de
ir perfeccionando las ideas de otros.
La disciplina en la tormenta de ideas se mantiene
gracias a cuatro reglas básicas. No obstante, la informalidad del proceso
genera una atmósfera de libertad. Las reglas son las siguientes:
·
No evaluación.
·
Aliente las ideas atrevidas.
·
Tome las ideas de otros y
contribuya a ellas.
·
Luche por la cantidad.
Escritura de ideas.
La escritura de ideas es una técnica de generación
de ideas que combina características de diferentes métodos de la técnica de
tormenta de ideas. En este caso, los participantes escriben sus propias ideas.
En comparación con la tormenta de ideas, la escritura de ideas produce un menor
número de estas, pero más desarrolladas.
Planilla de Comprobación.
Los datos deben ser recopilados cuidadosamente y
con exactitud. Las planillas de comprobación permiten la recopilación fácil y
el análisis posterior de los datos. Estas planillas se utilizan para determinar
con qué frecuencia ocurre un hecho durante un período prefijado de tiempo.
Usualmente, la información se recoge a medida que ocurren los hechos; con menos
frecuencia, las planillas se utilizan para registrar hechos que ya han
ocurrido.
Aunque el propósito de la planilla de comprobación
es rastrear y no analizar datos, estas a menudo ayudan a indicar cuál es el
problema.
Entrevistas.
La entrevista es una técnica estructurada para
recopilar información a partir de individuos o grupos. Si usted tiene acceso a
las personas que tienen la información que necesita, la entrevista puede ser un
medio muy eficiente para la obtención de datos.
¿Cómo realizar la entrevista?
·
Antes de la entrevista, elabore
una lista de preguntas.
·
Al realizar la entrevista anote
las respuestas.
·
Verifique si ha comprendido bien las
respuestas de su entrevistado.
Encuesta.
Realizar una encuesta es hacer una entrevista a
través de una hoja de papel. En vez de responder a un entrevistador, se
responden los tópicos en un cuestionario. La mayor ventaja es que puede
obtenerse una gran cantidad de información a partir de muchas personas de forma
muy económica. La desventaja es que las personas pueden interpretar las
preguntas de manera diferente a su intención original; así mismo, las
respuestas pudieran ser ambiguas y no hay posibilidad de comprobar la
comprensión.
¿Cómo realizar la encuesta?
·
Identifique la información que
usted necesita.
·
Decida quién tiene la información
en su forma más confiable.
·
Planifique como va a utilizar la
información cuando la tenga a mano.
·
Desarrolle una serie de preguntas
que permita a los encuestados ofrecer la información sin imprecisiones ni
ambiguedades.
·
Confeccione el cuestionario de
forma breve, sencilla y clara.
·
Ensaye las preguntas con varias
personas para descubrir las que no estén claras.
INSTRUMENTOS PARA ACERCARSE AL CONSENSO.
Reducción de Listado.
La reducción del listado es una forma de procesar
la producción de ideas de la sesión de tormenta de ideas. El objetivo de la
reducción del listado es esclarecer las opciones, de manera que todos los
miembros del grupo las comprendan y puedan reducirse posteriormente a una cifra
manejable.
Hojas de Balance.
Las hojas de balance permiten al grupo identificar
y revisar los pro y los contra de una variedad de opciones. Como otros
instrumentos para acercarse al consenso, las hojas de balance no toman
decisiones. No obstante, estas permiten organizar la información y facilitar la
discusión entre los miembros del grupo.
La hoja de balance es un medio rápido de referencia
para los pro y los contra de una o más elecciones; su propósito no es tan
analítico. Más bien es conducir al grupo para acercarlo a una toma de decisión.
Modelos de Valoración de Criterios.
Establecer criterios relacionados de acuerdo a
opciones de la situación analizada y establecer una valoración de los mismos a
fin de obtener, por cada uno de ellos, una puntuación que permita la
jerarquización de las opciones y facilite la toma de decisiones.
Votación Ponderada.
La votación ponderada es una forma de cuantificar
las posiciones y preferencias de los miembros del grupo. No se emplean factores
o criterios de decisión, se registran los votos de los miembros individuales y
no hay discusión ni esfuerzo por llegar a un acuerdo sobre ninguna puntuación.
Como norma general el número de votos debe ser
aproximadamente una y media veces el número de opciones. Posteriormente, cada
miembro del grupo decide como distribuir sus votos entre las opciones para
indicar sus preferencias relativas.
La votación ponderada es muy útil para “tomar
temperatura” del grupo e ir acercándose al consenso donde se identifica la
posición del grupo y sus prioridades.
Comparaciones Apareadas.
Como el voto ponderado, el empleo de las
comparaciones apareadas ayudará al grupo a cuantificar las preferencias de sus
miembros. Cada opción (o sea, una solución potencial) se enfrenta cara a cara a
cada una del resto de las opciones. En cada “enfrentamiento”, los miembros
votan por la opción que prefieren. Las votaciones se registran y suman después
de haber realizado todas las comparaciones posibles.
INSTRUMENTOS PARA ANALIZAR Y REFLEJAR DATOS.
Análisis de Causa-Efecto
Este análisis se presenta usualmente en forma de
diagrama. Los diagramas de causa y efecto se conocen también como espina de
pescado (debido a su forma) o como diagramas de Ishikawa por el nombre de su
autor.
El análisis de causa y efecto es una forma
sistemática de enfocar las causas que crean o contribuyen a crear efectos. Los
efectos pueden ser problemas –la definición “cómo es” de la situación que usted
desea corregir.
Análisis de Campo de Fuerza.
El análisis de campo de fuerza identifica aquellas
fuerzas que ayudan o impiden cerrar la brecha que existe entre dónde usted se
encuentra ahora y dónde usted quiere estar.
Histograma.
El histograma, tipo particular de gráfico de
barras, muestra la distribución de algunas características. Debido a su impacto
visual inmediato, un histograma es más eficaz que una hoja de comprobación o
una tabla de frecuencia para presentar los datos.
Análisis de Pareto.
El análisis de Pareto es una técnica que separa los
“pocos vitales” de los “muchos triviales”.
El concepto básico en que se apoya el análisis de
Pareto es la jerarquización de los datos y el análisis se presenta generalmente
en un diagrama de Pareto. Como el histograma (o el gráfico de barras), el
análisis de Pareto presenta una distribución. Sin embargo, las barras se
ordenan en orden descendente.
El análisis de Pareto (o el diagrama) se emplea
para llamar la atención sobre problemas (o causas) de forma sistemática. Este
muestra cuales son los mayores problemas, lo que permite al grupo establecer
las prioridades.
Gráfico de Sectores.
Los gráficos de sectores se emplean para mostrar la
relación de cada parte en el todo; o sea, como cada parte contribuye al proceso
o producto total.
Análisis de Costo-Beneficio.
El análisis de costo-beneficio permite a un grupo
calcular los costos y beneficios para una solución bajo consideración.
El análisis incluye el cálculo o la estimación de los
costos conocidos y de los beneficios potenciales asociados a la solución
propuesta. Este requiere, frecuentemente, realizar suposiciones.
INSTRUMENTOS PARA PLANEAR LAS
ACCIONES
Diagramas de Gantt
El diagrama de Gantt permite registrar la programación,
sucesos, actividades y responsabilidades necesarias para cumplir un proyecto o
poner en práctica una solución propuesta por un grupo.
Aunque existen muchas variantes, todos los
diagramas de Gantt reflejan lo que va a ser ejecutado, por
quién y cuándo. Este diagrama permite también al grupo comprobar
las suposiciones que se han tenido presentes en los planes de puesta en
práctica.
Diagrama de Pert.
Aplicable a proyectos en cualquier campo,
particularmente a los complejos o novedosos, los diagramas de Pert tienen como
objetivo controlar el tiempo y los costos. Fue la primera entre las numerosas
técnicas utilizadas en gestión, como por ejemplo, el Método de la Ruta Crítica.
Para elaborar el diagrama de Pert, se debe:
·
Identificar las actividades
necesarias.
·
Determinar las interrelaciones y
orden de prioridad.
Calcular el tiempo
requerido para cada actividad
