¿ REUNIÓN?
De manera general puede definirse que es la acción
de agruparse dos o más personas para intercambiar información. Visto desde el
Angulo de la dirección conviene añadir y/o puntualizar que tienen lugar para
alcanzar un determinado objetivo.
Estudios realizados en el extranjero refieren que
el 35% del tiempo de un dirigente intermedio se utiliza en reuniones, y esto
representa aproximadamente el 15% de los gastos de presupuesto de personal.
Por su parte, estudios realizados en Venezuela refieren
que:
- A mayor número de puntos en la agenda de la reunión, mayor duración de
la misma.
- A mayor número de participantes, mayor duración.
- De los puntos incluidos en la agenda, el 38% podían haberse resuelto
de otra forma.
- El 55% de los encuestados consideraron que el tiempo fue mal empleado.
- El 50% consideró que los objetivos propuestos no se cumplen.
- Las reuniones se demoran en comenzar, como promedio, 1 HORA.
- Sólo el 10% de los participantes consideran que se preparan para las reuniones; el 54,7% no tiene tiempo y el resto no tiene la posibilidad.
Con estos datos pudiera llegarse a la conclusión de
que las reuniones son un mal, una enfermedad, que hay que eliminar. Eso sería
un craso error. En todo caso serían un mal necesario, en tanto nada hay más
indispensable en la actividad de dirección
que las reuniones. Es esta una técnica de imprescindible uso.
Las reuniones pueden ser muy malas o muy buenas;
todo depende de cómo se conciban, organicen o preparen, como se conducen y como
se les da seguimiento y de si cumplen
objetivos o no.
Las reuniones, es bueno decirlo, no son un fin en
sí misma, sino una herramienta, una técnica, un medio de trabajo, y como tal
debemos usarla.
EL CONTEXTO DE LAS REUNIONES.
Una reunión se desarrolla en determinados contexto.
Este contexto parte de que la misma tiene lugar a partir de la existencia de
determinados problemas que conforman un estado actual y debe alcanzarse
determinados resultados, que se asocian al estado deseado.
Entre ambos estados hay una BRECHA, que es donde se
enmarca el “Proceso Esencial de la Reunión”, donde se encuentran los tres
elementos clave de cualquier reunión: La preparación, la conducción y el
seguimiento. En estas tres partes se presentan las principales tendencias
negativas.
PRINCIPALES TENDENCIAS NEGATIVAS
EN LA PREPARACIÓN DE LAS REUNIONES.
·
No definir claramente los objetivos.
·
No planificar los puntos a tratar
en correspondencia con los objetivos, lo que conduce a la improvisación.
·
No establecer el tiempo de inicio
y terminación de los diferentes puntos de la agenda, ni de la reunión en su
conjunto.
·
No adecuada elaboración de la
agenda a tratar. A veces se concibe un orden del día con demasiados puntos,
algunos de ellos relativos a cuestiones innecesarias.
·
No elaboración y distribución a
tiempo de los materiales a estudiar para prepararse previamente para la
reunión.
Otra cuestión que merece señalarse es que a veces
no se dedica el tiempo necesario a la etapa o momento de la preparación de la
reunión, lo cual repercute en una mayor duración de la etapa de conducción
(desarrollo) de la misma.
Existen sobradas evidencias de que cuando a la
etapa de preparación se le dedica el suficiente tiempo, ello repercute en un
mejor desarrollo de la reunión y en un menor tiempo de la misma. Incluso, en
este caso la sumatoria de ambos tiempos suele ser mucho menor que en la
variante antes explicada.
PRINCIPALES TENDENCIAS NEGATIVAS
EN LA CONDUCCIÓN DE LAS REUNIONES.
·
Impuntualidad
en el inicio de las reuniones.
·
No
concentración en los aspectos a discutir. Deficiente control del desarrollo y
desvío de los objetivos.
·
Indisciplinas.
·
Mala conducción
y control de los “personajes” indeseables que participan en la reunión.
·
Se
dilata innecesariamente el análisis y discusión de los asuntos.
·
Se
discuten problemas que no son objeto de la reunión.
·
Dirigente
mentalmente comprometido o convencido de la respuesta o decisión respecto a un
problema, que, en consecuencia, no deja debatir el mismo de forma amplia y
libre a los demás.
·
Falta
de motivación de los participantes.
·
No
dominio de cuando el tema está agotado.
·
Falta
de claridad respecto a cuándo debe tomarse un acuerdo sobre un problema que se
discute.
·
No
adopción de acuerdos precisos o que expresen claramente lo que se requiere.
·
Terminación
de la reunión sin haber precisado si se cumplieron o no los objetivos para la
cual fue citada.
PRINCIPALES TENDENCIAS NEGATIVAS
EN EL SEGUIMIENTO DE LAS REUNIONES.
·
Falta
de un procedimiento de control que garantice el seguimiento de los acuerdos
tomados y su cumplimiento.
UNA POSIBLE SOLUCION PARA LOS
PROBLEMAS PRESENTES EN LAS DIFEENTES ETAPAS O MOMENTOS DE LAS REUNIONES.
En la preparación.
La preparación adecuada
de las reuniones es clave, pues de lo contrario lo más probable es que reinen
el caos y la anarquía en su desarrollo (conducción).
Reglas a tener en cuenta:
·
Definir su objetivo.
·
Definir los resultados
específicos que se esperan alcanzar en la misma.
·
Definir los tópicos a tratar para
alcanzar los resultados específicos y los objetivos.
·
Evaluación de las personas
implicadas en el desarrollo de los puntos de la agenda de la reunión.
·
Determinación de las personas que
deben asistir.
·
Caracterización de las personas
que deben asistir.
·
Revisión de las condiciones del
local y previsión y garantía de la logística indispensable para el desarrollo
de la reunión.
·
Definición del método a utilizar
para el desarrollo de la reunión (Parlamentario o Interactivo) y preparación a
esos fines de los comprometidos con roles específicos, especialmente en el caso de utilizar el Interactivo.
·
Definición del método a utilizar
en la toma de decisiones. (Única, votación o consenso)
·
Preparación detallada de la
agenda y de los materiales que posibiliten la preparación previa de los
participantes y distribución de la misma entre los implicados, al menos con 72
horas de anticipación.
En la conducción (desarrollo).
Se asocia al método que se decida utilizar.
En cualquiera de las variantes resolver las
tendencias negativas señaladas.
En el seguimiento.
Establecer un adecuado procedimiento de control que
garantice el seguimiento de los acuerdos tomados y su cumplimiento.
¿CUÁNDO NO CELEBRAR UNA REUNION?
·
Cuando por teléfono se puede
tratar y/o resolver el asunto.
·
Cuando mediante una comunicación
por escrito se puede tratar y/o resolver el asunto.
·
Cuando la información que se
posee es inadecuada.
·
Cuando el tema es confidencial. O
secreto.
·
Cuando hay disgusto y hostilidad
en el grupo.
Métodos o vías para la toma de decisiones o acuerdos en las reuniones.
·
Única
(Perder-Perder): La toma el jefe. Pierde él porque no aprovecha los
conocimientos, habilidades, experiencias, etc., de los subordinados y pierden
éstos porque ven insatisfechas sus necesidades de autoestima y
autorrealización. La preponderancia de esta vía repercute más temprano que
tarde en la imagen del jefe, en su liderazgo, así como en la motivación de los
subordinados, en su compromiso y en su sentido de pertenencia.
·
Votación
(Ganar-Perder): Se toma por mayoría de votos. Ganan los identificados con la
moción o posición que triunfa por ser mayoritaria y pierden los otros.
·
Consenso
(Ganar-Ganar): Se toma por acuerdo general de los participantes, mediante un
proceso de negociación y aproximación de las posiciones o puntos de vistas de
los mismos, que posibilita la identificación y apoyo de todos respecto a una
variante dada, aún y cuando esa no sea la más preferida para alguno. Aquí todos
ganan.
Se puede adoptar un mismo acuerdo por cualquiera de
estas vías, pero la percepción que se llevan los participantes no es la misma.
TIPOS DE REUNIONES.
Existen diversas clasificaciones. Esta es una de
las más utilizadas:
- Informativas.
- Para analizar y resolver problemas.
- Mixtas.
En general los Consejos de Dirección son del tipo
Mixta.
EFECTOS QUE PUEDEN DERIVARSE DEL
EXCESO DE REUNIONES.
a)
Económicos:
Puede ser muy costoso económicamente, lo que puede
calcularse teniendo en cuenta el salario de los participantes y el % del tiempo que se le dedica a las
mismas.
b) En la Gestión:
A consecuencia de esa práctica los directivos
disponen de menos tiempo para dedicarle a otras tareas de las estratégicas y
más importantes de la organización que dirigen.
c) Político-sociales:
Sobre todo si no se desarrollan con calidad y no
cumplen objetivos, se refleja en malas decisiones que pueden crear problemas
políticos y sociales.
Además no dejan tiempo para que los directivos
atiendan adecuadamente a su familia y a otras obligaciones sociales.
LOS MIEMBROS DEL GRUPO COMO LOS VE EL JEFE EN LA REUNION.
El Peleón: Quedese tranquilo, no se deje provocar. Siga la
discusión. No le deje tomar preponderancia.
El Positivo: Es de gran utilidad para la
discusión. Deje que dé su aporte. Aprovéchelo con frecuencia.
El Sabelotodo: Deje al grupo ocuparse de sus
teorías.
El Locuaz: Interrúmpalo con finura. No le deje hablar mucho.
El Penoso: Hágale preguntas fáciles. Aumente su confianza en
sí mismo.
El Individualista:
Aproveche sus ambiciones. Aprecie y utilice sus conocimientos y experiencias.
El Cariduro: No le importa nada. Pregúntele
de su trabajo. Hágale dar ejemplos sobre el trabajo que le interesa.
El Altanero: No le critique. Aplique la
técnica de “Si-No”.
El Preguntón: Trata de ponerle trampas al
jefe. Oriente sus preguntas al grupo.
OTROS TIPOS DE PERSONAJES QUE PUEDEN ESTAR PRESENTES EN LAS REUNIONES.
El que Sigue la Onda:
No habla hasta que no ha captado la “onda”, que casi siempre es el criterio del
jefe. Son causa de desastres de muchos dirigentes.
El Discrepante: Siempre está en la oposición. Es obstinado y
acostumbrado a interrumpir cuando los demás est{an argumentando.
El Dialoguista: Prefiere la confrontación directa a la palabra
pedida. Interroga a los compañeros. Desorganiza la reunión.
El Interprete: Piensa que es el único capaz de entender las
palabras de los demás, sin embargo, casi siempre las interpreta mal. Usa frases
como “lo que quiso decir fulano fue...”.
El Extremista: No admite términos medios. Es un sujeto muy
peligroso porque puede conducir a desastres en las decisiones.
El Autosuficiente: Puede ser suficiente o autosuficiente. Tiene frases
típicas como “El planteamiento que he expuesto obedece a un anpalisis lógico y
profundo...”; “Los planteamientos del compañero obedecen a un análisis
ilógico...”; “Mi pensamiento obedece a una verdadera fundamentación política
del asunto...”
